Timski menadžement

Timski menadžement je usmeravanje rada, komunikacije i razvoja tima. Kako bi dole navedene smernice bile upotrebljive, morate imati jak i blizak tim, a kako bi ti postigli, preporučujemo da pročitate o igricama za zidanje tima.

Unutar svakog tima, postoje faktori koji određuju motivaciju njegovih članova:

  • Bezbednosne potrebe
    • Tim zna šta može da očekuje u pogledu ishoda i nagrađivanja
    • Slušate šta članovi tima imaju da vam kažu i otklanjajte njihovu zabrinutost što više možete
    • Podstičete radnu atmosferu
    • Dajete povratnu informaciju o radu
  • Društvene potrebe
    • Podstičete tim da uključi sve svoje članove u aktivnosti
    • Podstičete stvaranje identiteta tima
    • Razvijate atmosferu prijateljstva
  • Potrebe za uvažavanjem
    • Poštujte stavove i ideje drugih
    • Priznajte sve doprinose
  • Potrebe za samoostvarivanjem
    • Cilj vam je da motivišete druge
    • Stvarate priliku za kreativnost
    • Negujete nezavisnost i samostalnost
    • Nagrađujete inicijativu

Da bi menadžer (pretsednik UP, koordinator projekta, lokakni koordinator i sl) mogao stimulativno da vodi tim, mora da savlada određene veštine podsticanja saradnika:

  1. Postavljanje ciljeva tima – Pred timom se mora jasno formulisati projektni zadatak, prodiskutovati sve važnije činjenice i uslove za njegovo izvršenje i tražiti mišljenje o najboljem načinu realizacije.

Za postavljanje ciljeva tima preporučujemo da koristite klasičnu Brainstormin metodu kako biste zajedno kreirali ciljeve i odlučili koji su vam prioriteti. Ciljevi se uspostavljaju zajedno sa timom kako bi članovi tima imali osećaj posedovanja i osećaj odgovornosti od početka rada tima. Kada članovi steknu ove osećaje onda će i njihov rad

  • Pomaganje saradnicima u ostvarenju cilja – Kroz stalnu saradnju bi trebalo uočiti postojanje problema i saradniku pružiti svu neophodnu pomoć.

Ukoliko vodite tim, preporučujemo da imate povremene i redovne sastanke samo za proveru ko je šta uradio, ko je dokle stigao i šta su poteškoće/ide super. Za ove sastanke preporučujemo da pročitate više ovde.

  • Koordinacija rada tima – Rukovodilac mora svakom članu tima da odredi deo posla za koji je lično odgovoran i da mu ukaže koliko je njegov posao važan,takodje i da se obezbedi da po potrebi radnici jedan drugom pomažu
  • Pomaganje radnicima da se uključe u tim – Poželjno je da se sastave timovi od pojedinaca koji se medjusobno dobro slažu. Timovi mogu da se stvaraju prostom analizom zahteva projekta a prema relevantnim kvalifikacijama i iskustvu. Timovi moraju imati zajedničke ili dogovorene ciljeve, zajednički radni jezik, sposobnost da rukovode kako odnosima tako i zadacima.

Kao što smo već rekli, kako bi tim bio funkcionalan i kako biste mogli da upravljate timom, potrebno je da tim bude složan, a da biste to postigli, grupa ljudi koja se ne poznaje mora postati tim, što je unutar UNSS-a bila praksa da se radi kroz različite interaktivne teambuilding igre. Pored igri za građenje tima (teambuilding) koje možete pronaći na linku i odabrati koje želite da koristite, možete pogledati i naš pripremljeni okvir sesije za prvi sastanak parlamenta itd.

  • Negovanje ličnosti – Pri radu u timu rukovodilac ima dosta prilika da se približi svakom pojedincu. Pri tome bi trebalo da pokaže razumevanje za njegove lične probleme ukoliko ih ima, a isto tako da ga pohvali za svaki pozitivan rad i ukaže na dobre strane njegove ličnosti. Član tim mora osetiti da se rukovodilac zalaže za svakog od njih ponaosob. Negovanjem i stalnim unapredjivanjem veština, rukovodilac stiče ugled kod saradnika i jača svoju moć.

Menadžment kanala komunikacije

Znamo da ste verovatno navikli da koristite WhatsApp, Viber ili Messenger u komunikaciji sa prijateljima, ali kada je reč o timu, preporučujemo da ovo ne bude slučaj. Za ovo imamo više razloga:

  1. previše je neformalno;
  2. neorganizovano je i nepregledno za potrebe rada tima, pogotovo ukoliko tim treba da postoji duži vremenski period;
  3. nije prilagodljivo vašim potrebama;

Sa druge strane, preporučujemo nekoliko aplikacija poput Slack-a, Asana-e, Discord-a, ali izdavajamo Slack.

Ovaj program/aplikacija, koju ne morate da skinete, već možete da koristite i online, je odlična za sve veličine tima, prilagodljiva je u vidu aplikacija kojih možete da integrišete, ali je i dosta sistematizovana u smislu kanala i foldera za posebne svrhe.

Određivanje tipa tima

Postoje dva tipa tima:

  1. Formalni
  2. Proizilaze iz formalne šeme organizacije
  3. Ispunjavaju određeni specifični zadatak
  4. Neformalni
  5. Proizilaze iz prirodne potrebe ljudi da sarađuju odnosno da se druže sa drugim ljudima iz organizacije

Faze razvoja grupe

Sledeći tekst se odnosi na faze razvoja grupe samo na treninzima, ne i grupe kao tima koji postoji neki vremenski period, ali su i dalje važne za imati u obzir kada upravljate grupom na događaju.

Grupni rad može biti veoma efektivan ukoliko grupa radi kao tim. Na početku, tim je samo skup individua podeljenih u grupe kako bi ispunili zadatak. Proces unifikacije grupe ima za cilj da od ove grupe napravi efikasan tim i podrzumeva četiri razvojne faze.

Nijedna grupa nije savršena na samom početku. Pod nadzorom lidera, vedina grupa –od razvojih, izvršnih, istraživačkih, itd. –prolazi kroz slededih pet faza:

  1. Formiranje – inicijalna faza, upoznavanje, u kojoj se članovi grupe fokusiraju na ustanovljavanje ciljeva i procedura koje će primenjivati u radu na zadatku. U ovoj fazi učesnici se upoznaju i uče kako da prihvate jedni druge.

Članovi grupe:

-Se lako motivišu i motivacija je umerena

-Imaju pozitivna očekivanja po pitanju rezultata koje treba da postignu

-Pokazuju određenju dozu anksioznosti i preokupiranošću time zašto su došli na trening, šta će naučiti, koliko su njima lično važni ciljevi koje je grupa formulisala, koja je njihova uloga, koja znanja i veštine imaju

-Zavisni su od autoriteta

Grupne aktivnosti imaju slededeće karakteristike:

-Nizak do umeren nivo ispunjenja zadataka

-Energija je usmerenana definisanje zadataka, način njihovog ispunjavanja i potrebne veštine/zsposobnosti

Ukoliko je zadatak jednostavan, ova faza treba da bude kratka i zahteva 5-10% ukupnog vremena; ukoliko je zadatak kompleksan ova faza može zahtevati od 30-60% ukupnog vremena.

  • Konflikt – ovo je faza kada elementi koji prate uspostavljanje ciljeva i procedura (redosled ciljeva, podela odgovornosti, individualno ponašanjei ispunjenje zadataka) postanu izvor pregovora i konflikta.

Članovi grupe:

-Osećaju određeni jaz između očekivanja koja su imali na početku i realne situacije

-Nezadovoljni su zbog svoje zavisnosti od autoriteta

-Često mogu osedati frustaraciju ili bes kad su u pitanju ciljevi grupe i zadaci

-Mogu imati negativne reakcije prema menadžeru ili drugim članovima grupe

-Često su zbunjeni i imaju osedaj da nisu dovoljno kompetentni

Grupne aktivnosti:

-Mogu biti isprekidane negativnim sentimentima

-Reflektuju napredak u ispunjavanju zadataka i razvoju sposobnosti/kompetencija

Neke grupe se mogu zaglaviti u ovoj fazi i postati demoralisane i nepoduktivne. Može se desiti i da neki članovi napuste grupu u ovoj fazi.

  • Normalizacija – ova faza je usmerena na saradnju, ponašanje se fokusira na pribavljanje informacija, prihvatanje različitih opcija i na pozitivnenapore da se dođe do realističnog rešenja. U ovoj fazi se formira i razvija grupna kohezija, uspostavljena su pravila za održavanje međugrupnih odnosa i saradnja je ojačana.

Članovi grupe:

-Postaju manje nezadovoljni kako pravila saradnje postaju jasnija

-Nestaje nelagoda koja je posledica uočenog jaza između prvobitnih očekivanja i realnosti

-Smanjuju se negativne rekacije prema menadžeru i ostalim članovima grupe

-Razvija se osedaj harmonije u grupi, poverenja i međusobnog poštovanja, osećaj za odgovornost i saradnju jača

-Članovi dobijaju samopouzdanje u kontekstu ispunjenja zadataka

Grupne aktivnosti:

-Postaju intezivnije kako se razvija razumevanje unutar grupe i sposobnosti/veštine učesnika

-Stimulisane su pozitivnim osećanjima članova grupe

  • Izvršenje zadatka – ova faza pokazuje da li je grupa dovoljno jaka i sposobna da ispuni zadatak efikasno i adekvatno. Postojanje normi unutar grupe koje se odnose na efikasnost i kompetencije i optimalnu kombinaciju grupnih i individualnih aktivnosti omogudavaju grupi da napreduje i ostane na visokom nivou realizacije.

Članovi grupe:

-Imaju pozitivna osedanja povezana sa pripadnošdugrupi-Rade zajednoi prihvataju prirodu svojih odnosa

-Osedaju se nezavisno – više ne zavise od lidera ili drugog autoriteta

-Prepoznaju i podržavaju uspehe i kompetencije drugih

-Fokusiraju svoju energiju na ispunjenje zadatka umesto na otpor

-Rade zajedno i podržavaju jedni druge u ispunjenju zadataka

Grupne aktivnosti:

-Su stimulisane osedanjem kompenzacije za rad u grupi i grupnom kohezijom

Postaju lakše za realizaciju, efikasnije i dovode do razvoja znanja i veština članova

U ovoj fazi i dalje postoje umerene fluktuacije u osedanjuzadovoljstva po pitanju grupnih aktivnosti, sve do poslednje faze ili kraja grupnog rada.

  • Razvoj – završna faza u kojoj se ponašanje usmereno na ispunjenje zadatka pomera ka odnosima unutar grupe koji se razvijaju sve dok je grupa na okupu.

Grupna efikasnost

Uporedo sa sposobnostima lidera, slededi faktori takođe mogu da utiču na grupnu efikasnost:

-Veličina grupe

-Učesnici i njihove uloge

-Upravljanje radom u malim grupama

-Ciljevi grupe

-Grupne norme

-Grupna kohezija

Ukoliko vas zanima više o fazama razvoja grupe ili o upravljanju zahtevnim ponašanjem, možete pronaći Modul vezan za ovo u Primerima dobrih sesija.